Vi har 20 års erfarenhet av att förenkla säljprocesser genom avancerade offertlösningar

Utmaningen

PE Accounting förnyar varje enskilt kundkontrakt årligen. Varje förnyelse av kontraktet krävde manuellt arbete och PE hade försökt förenkla processen tidigare men kunde inte hitta någon bra lösning förrän de testade vloxq.

Varje avtalsförnyelse brukade ta 90-120 minuter och var uppdelad på 10 ledande revisorer. Men huvudansvaret för Lead Accountants är att hjälpa sina kunder med löpande redovisningstjänster, så det finns inte mycket tid över för att fokusera på förnyelser. Det visade sig vara en stressfaktor för teamet, och det var lätt att skjuta upp eftersom det krävde mycket fokus.

Förnyelseprocessen bestod av flera olika steg; först exporterades förbrukningsdata till Excel och formaterades och analyserades sedan baserat på en genomsnittlig förbrukningsvolym för att bestämma ett pris för den kommande avtalsperioden. När allt var klart i Excel var nästa utmaning att kopiera och klistra in rätt information i Word och utforma en snygg offert som kunde laddas ner som en PDF.

Den tid som gick åt till att skapa avtal för förnyelse av kontrakt tog tid från proaktiv kundservice och komplexiteten resulterade i en fördröjning av förnyelser, vilket gjorde det svårt för Lead Accountants att få en överblick över sina kunder.

• En anpassad integration utvecklades
• Automatisera en intern process som tidigare var helt manuell
• Förbättrade marginaler

Lösning

PE integrerade sin backend direkt med vloxq, vilket innebar att de kunde sluta använda Excel för beräkningar.

Nu kan varje Lead Account enkelt se vilka kunder som är aktuella för förnyelse varje månad. Med all användningsdata redan i vloxqs användargränssnitt är det enkelt att få en överblick och priser föreslås automatiskt för varje ny avtalsperiod. Allt de behöver göra nu är att redigera det föreslagna priset om det behövs och sedan exportera offert som PDF med sin varumärkesidentitet.

Resultat

Vi har redan märkt flera förbättringar sedan vi började använda vloxq:

Kunderna får en vacker och tydlig offert med transparent prissättning och automatiskt uppdaterade villkor.

Lead Accountants spenderar i genomsnitt en timme mindre per kontraktsförnyelse och kan nu spendera den tiden på att arbeta proaktivt med kunderna och identifiera nya möjligheter.

Förnyelseprocessen anses nu vara enkel och effektiv. Detta i kombination med översikten över vilka kunder som ska förnyas har resulterat i att inga försenade förnyelser har gjorts sedan PE började använda vloxq. Med tiden kommer detta att leda till förbättrade marginaler.

Ur ett ledningsperspektiv Det tar bort osäkerheten nu när PE har automatiserat en tidigare manuell process. Nu behöver de inte oroa sig för mänskliga fel och ledningen kan istället förlita sig på att vloxq ser till att alla siffror är korrekta. vloxq tillhandahåller också analyser och data som kan hjälpa dem att uppdatera prismodellerna och prognostisera sina intäkter mer exakt.

PE förstår värdet av att anses vara en bra arbetsplats och vill att deras anställda ska ha roligt när de arbetar för företaget. Deras Lead Accountants är avgörande för deras framgång och de strävar alltid efter att göra deras arbete så roligt som möjligt, att ta bort manuella processer är ett sätt att göra detta.

Som leverantör är vi definitivt nöjda med vloxq. Inskolningen var mycket smidig och den försäljningsingenjör som tilldelats oss har gjort ett bra jobb med att förstå våra behov och önskemål. De utmanar oss kontinuerligt och erbjuder oss proaktivt råd hur saker och ting någonsin effektivare.

Nästa steg i samarbetet är att PE kommer att börja använda vloxq för konsoliderade konton och aktivt integrera sin lösning för elektroniska signaturer.  

Tack vare samarbetet med vloxq är det nu lättare för PE att utöka sin Lead Accountant-organisation så att de kan hålla DI Gasell Award Streak aktiv.

Om företaget
PE Accounting erbjuder en kombination av en egenutvecklad programvara och tjänster för bokföringsbyråer med fokus på automatisering. PE har för närvarande 20 000 användare som representerar 800 kunder. De har tilldelats det prestigefyllda priset DI Gasell Award fem år i rad (2016-2020).

Huvudkontor
Stockholm, Sverige

Bransch
Redovisning