Vi har 20 års erfarenhet av att förenkla säljprocesser genom avancerade offertlösningar

‍Bakgrund

Beans in Cup är en ledande aktör inom kaffe och matlösningar för företag. Bolaget består av 270 anställda, varav 40 säljare, och är rikstäckande med 26 kontor över hela landet. Med en komplex affärsmodell och många olika tjänster och produkter var deras tidigare processer, som baserades på Excel, inte längre tillräckliga för att möta verksamhetens krav. Richard Roth, CFO på Beans in Cup med erfarenhet från e-handel och fintech, stod inför utmaningen att effektivisera offertprocessen, säkerställa hög datakvalitet och maximera användningen av deras CRM-system, HubSpot.

Utmaningar

• En komplex affärsmodell med flera intäktsströmmar.

• Manuell hantering av offerter och kalkyler i Excel, vilket resulterade i en hög risk för fel som:

1. Utgående artiklar i offerter: Artiklar som inte längre fanns tillgängliga inkluderades ibland i offerter, vilket skapade osäkerhet. ‍
2. Inaktuella priser: Offertunderlagen innehöll ofta prisuppgifter som inte var uppdaterade. ‍
3. Fel i Excel-processer: Manuell hantering i Excel ledde till trasiga formler orsakade av "klipp- och klistrahantering" och ökade risken för fel.

• Behov av att integrera säljarbete med interna administrativa processer.

• Låg grad av CRM-användning eftersom många processer låg utanför systemet.

Lösningen

Efter att ha undersökt olika alternativ, inklusive att bygga ett eget system, valde Beans in Cup vloxq som sin Configure, Price, Quote (CPQ) lösning. Beslutet fattades på tack vare vloxq’s förmåga att:

• Flexibilitet att bygga specialanpassade lösningar

• Möjlighet att integreras sömlöst med HubSpot CRM och deras affärssystem

• Kapacitet att centralisera affärsdata och kalkyler direkt i CRM, vilket skulle öka användningen av HubSpot

• Förmåga att replikera och förbättra de tidigare Excel-baserade processerna

Implementeringsprocessen

Implementeringen skedde genom iterativa tester där Richard och teamet testade och justerade lösningen tillsammans med vloxq’s team. Tack vare den täta dialogen och kreativa lösningar från vloxq’s konfigurations-team blev implementeringen en smidig process som motsvarade förväntningarna.

Resultat och värde

• Effektivare offertprocess: Med vloxq har Beans in Cup fått en strukturerad och integrerad lösning där affärsdata flyter direkt in i HubSpot. Detta har minskat risken för fel och säkerställt hög datakvalitet.

• Högre CRM-användning: Eftersom offertdelen ligger i vloxq måste säljarna arbeta direkt i CRM för att generera offerter och följa upp provisioner. Detta har lett till att CRM-användningen har gått från 40% -> 100%, vilket förbättrar insynen i affärsprocesser och ger bättre data till analyser för beslutsunderlag.

• Bättre samarbete mellan avdelningar: vloxq har hjälpt till att skapa tydliga processflöden mellan sälj och interna administrativa funktioner, vilket förbättrar organisationens effektivitet.

• Minskad administrativ börda: För CFO:n innebär det en minskad tid för hantering av kalkyler och bättre möjligheter att lita på och följa upp rapporter.

• Strukturerad datahantering: Genom att regelstyra och automatisera delar av datan har Beans in Cup fått en bättre grund för sina beslut, både inom försäljning och inköp. Detta har lett till minskat “prisfel” i offerter från 5% -> 1%.

Richards perspektiv

Richard beskriver vloxq som en lösning som har anpassats väl till Beans in Cups komplexa affärsmodell:

"Med vloxq kan vi hantera våra affärsflöden på ett helt nytt sätt. Vi slipper de manuella momenten och får bättre insyn i vår data. Det har verkligen förenklat vår vardag."

Han lyfter särskilt integrationen med HubSpot som en nyckelfaktor:

"Att ha allt samlat och kopplat till vårt CRM har gjort det möjligt att fokusera mer på analys och mindre på administration."

Sammanfattning

Med vloxq har Beans in Cup tagit ett stort steg mot att modernisera och automatisera sina affärsprocesser. Lösningen har inte bara löst deras ursprungliga utmaningar utan också skapat förutsättningar för ökad användning av HubSpot, vilket är avgörande för att säkerställa datakvalitet och transparens. vloxq CPQ har blivit en nyckelspelare i Beans in Cups resa mot att leverera ännu bättre kaffelösningar för sina kunder.

‍

“I en konkurrensutsatt bransch hjälper vi till att ha stenkoll på marginalerna genom hela affären med maskin, kaffebönan, serviceavtal och finansiering. Det är det stora affärsvärdet som jag ser det. Som en bonus så sparar vi säljaren onödig admin-tid, säkerställer ett proffesionellt intryck till kunden och “ökar CRM-användandet explositionsartat” som en av våra kunder sagt.”- Wilma Eriksson