Så använder du godkännanden i ditt CPQ-verktyg för att öka lönsamheten och minska riskerna

Varför behövs godkännanden i ett CPQ-system?

I den ständigt föränderliga världen av CPQ-system (Configure, Price, Quote) är godkännandeprocessen mer än bara en ren formalitet. Det är en kritisk komponent som säkerställer korrekt prissättning, bibehåller vinstmarginaler och upprätthåller organisatoriska standarder. Men med olika erbjudanden, kundbehov och affärsstorlekar räcker det helt enkelt inte med en godkännandeprocess som passar alla. Företagen behöver ett flexibelt system som kan hantera godkännanden baserade på faktorer som den totala offertsumman eller specifika villkor.

Tre viktiga steg som styrs av godkännanden

I CPQ-processen finns det tre viktiga steg där godkännanden spelar en avgörande roll:

1. Konfiguration: Detta grundläggande steg avgör vilka produkter och tjänster som passar ihop. Guidade godkännanden säkerställer att säljarna sätter ihop heltäckande lösningar, undviker inkompatibla kombinationer eller missar viktiga komponenter.
2. Prissättning och rabatter: Efter konfigurationen blir prissättningen central. Godkännanden i detta skede säkerställer att eventuella rabatter som erbjuds ligger inom tillåtna intervall och att den övergripande prissättningen följer företagets marginalmål.
3. Villkor och bestämmelser: Detta omfattar de villkor som kommer att styra försäljningen, från betalningsvillkor till leveranstider. Guidade godkännanden säkerställer att eventuella unika villkor som föreslås är i linje med organisationens operativa kapacitet och risktrösklar.

Skillnad mellan guidade godkännanden och godkännandeflöden

Inom ett CPQ-system finns det två primära mekanismer för att säkerställa rätt övervakning:

1. Guidade godkännanden i UI: användargränssnittet: Integreras direkt i användargränssnittet och säkerställer att säljrepresentanterna guidas genom de nödvändiga godkännandena i vart och ett av de tre stegen. Om ett visst kriterium inte uppfylls förhindrar systemet att processen fortskrider tills det är uppfyllt.
2. Godkännandeflöden: Detta är dynamiska processer som är skräddarsydda för de specifika parametrarna i en affär. Oavsett om det handlar om anbudssumman, unika konfigurationer eller specifika villkor, leder dessa flöden en offert till relevanta intressenter för granskning och godkännande.

Varför olika affärer kräver olika godkännanden-nivåer

Olika scenarier kräver olika nivåer av granskning. En liten affär med standardvillkor kan till exempel skilja sig avsevärt från ett stort, skräddarsytt erbjudande till en stor kund med specialvillkor. Det senare skulle förstås kräva en mer rigorös granskningsprocess, som eventuellt involverar den högsta ledningen eller legal-avdelningen.

Villkor och bestämmelser: En annan typ av godkännandebehov

Utöver den kvantifierbara anbudssumman innebär villkor och bestämmelser en kvalitativ utmaning. Särskilda garantier, förlängda betalningsvillkor eller unika leveransvillkor kan kräva specialgranskningar. Här blir andra avdelningar än säljavdelningen, t.ex. juridiska eller finansiella, avgörande. Ett sofistikerat CPQ-system känner igen dessa unika villkor och ser till att de dirigeras till rätt avdelning för noggrann granskning.

Sammanfattningsvis

Ett välstrukturerat CPQ-system säkerställer både smidighet och robusthet och hanterar sömlöst en mängd olika godkännandebehov under hela offertprocessen utan att kompromissa med effektivitet eller överblick.