+800 h sparade timmar från Lead Accountant’s

Dela

Dela på facebook
Dela på twitter
Dela på linkedin
Dela på email

31 januari, 2021

Emil Westrin

CEO

emil@vloxq.com

PE Accounting
  • Integration
  • Automatisering och digitalisering av interna processer 
  • Högre marginaler 
Malin Gilck PE Accounting

Malin Gilck 
CCO 

Amir Suhonjic PE Accounting

Amir Suhonjic
CFO

Om bolaget 
PE Accounting erbjuder en kombination av sitt egenutvecklade ekonomisystem och redovisningsbyråtjänst med fokus på automatisering. PE har 800 kunder, 20.000 användare och har fått utnämningen Gasell-bolag 2016, 2017, 2018, 2019 och 2020. 

Huvudkontor 
Stockholm 

Bransch 
Redovisning 

PE ACCOUNTING'S OPTIMERING AV AVTALSFÖRNYELSSER

Utmaning

PE Accountings samtliga kunders avtal förnyas årligen. I flera omgångar har PE försökt att förenkla förnyelseprocessen men det var fortfarande en tidskrävande arbetsuppgift.

Att förnya uppdragsavtal kunde ta upp till ett par timmar per kund fördelat på ett 10-tal Lead Accountants. 

Avtalsförynelserna var något som gärna sköts upp då den både kräver fokus och upplevdes omständlig.

Avtalsprocessen gjordes i flera steg; först exporterades underlag till excel som därefter formaterades om och bedömdes utifrån ett säsongsperspektiv, så prisbilden skulle bli rätt. När underlaget för avtalet var klart skulle helst en snygg PDF av avtalsmallen skapas som sen skickades över till kund för godkännande. 

En omständig administrativ uppgift som tog tid från proaktiv kundservice och stöttning av sina team. 

Ett visst släp av förnyelser av avtal uppstod och det var svårt för både Lead Accountant’s samt övergripande att få kontroll över förnyelsernas status.

Lösning

Vi integrerade vårt back-end direkt med vloxq vilket gör att vi slipper excel helt. 

Respektive Lead Accountant ser enkelt vilka kunder som har och ska, förnya sina uppdragsavtal. vloxq ger en visuell överblick och föreslår ett genomsnitt av de transaktionella volymerna över tid. Vi kan tydligt se eventuella säsongsvariationer och korrigera vid behov. 

Allt som behövs för att göra en sista bedömning är samlat i vloxq. När den är klar klickar vi smidigt på export och så har vi en snygg PDF klar att skicka till kund.

Resultat

Vi ser flera tydliga skillnader efter införandet av vloxq; 

Kunderna får alltid en snygg och tydlig bild av den underliggande estimeringen till priset, eventuella nya avtalsvillkor och när det nya uppdragsavtalet börjar gälla. 

Lead Accountants har frigjort upp till en timme per avtalsförnyelse. Tid som nu används till värdeskapande dialoger med kunder och att stötta sina team.

Avtalsprocessen upplevs nu istället som smidig och enkel. Det tillsammans med den tydliga överblicken av vilka kunder som ska förnyas härnäst har gjort att samtliga förnyelseprocesser nu inleds i tid. Något som på sikt kommer bidra till ökade marginaler. 

Ur ett bolagsperspektiv känns det tryggt att vi har automatiserat en omständlig process. Nu är det inte längre personberoende utan vi vet att det alltid blir utfört korrekt och i tid.  Det ger oss även spårbarhet över prisjusteringar och prognostiseringen av intäkter. 

Det innebär att vloxq hjälper oss att förutse när vi behöver anställa fler. 

Vi är måna om att våra duktiga Lead Accountant’s tycker det är kul att arbeta på PE. Att digitalisera avtalsprocessen är ytterligare ett sätt för oss att säkerställa att vi ger optimala förutsättningar för våra Lead Accountant’s att utföra sitt jobb. 

Som leverantör är vi klart nöjda med vloxq. Uppstarten gick smidigt och vloxq är både lyhörda för våra önskemål samt utmanar oss och kommer med förslag på lösningar som är bättre än de vi själva kommit på. 

Nästa steg är att vi kommer vidareutveckla koncernkonsolidering och koppla på e-signering direkt från vloxq.  

Tack vare samarbetet med vloxq slipper våra Lead Accountant’s tråkigt manuellt arbetet och som bolag har vi än bättre förutsättningar att lyckas med vår tillväxtresa. 

Scroll to Top